Organización de los archivos de gestión físicos

Es el conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción, estos buscan respetar la situación en que se producen los documentos o restablecerla si aquella se ha deshecho.

Para tener organizado el archivo de gestión debemos cumplir con la siguiente fórmula:

Organización = clasificación + ordenación + descripción

Clasificación documental

La clasificación de los documentos producidos y recibidos debe realizarse conforme a las agrupaciones documentales, de acuerdo con los asuntos pertinentes según las funciones de la dependencia. La TRD registra los documentos que conformarán cada serie o subserie documental, no se deben incluir documentos que no estén considerados en la TRD. En caso de que los documentos que no estén registrados en la TRD son de relevancia para la dependencia, esta debe solicitar la actualización de la TRD para incluirlos.

Clasificar los documentos en documentos de archivo

El conjunto de carpetas o expedientes relacionados con un mismo asunto conforman las series y sub series documentales. Ejemplos: actas, contratos, informes, resoluciones, historias laborales.

Las dependencias, en cumplimiento de su actividad administrativa, producen o reciben diversos tipos documentales los cuales van a conformar cada expediente. Los tipos documentales se deben agruparen carpetas que se identifican con el nombre y código específico que determinó la TRD.

Ordenación documental

La ordenación comienza donde ha terminado la clasificación, determina qué documento va primero y cuáles van después. La ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, la ordenación bien hecha facilita el acceso a la información.