Organización de archivos de gestión digitales
La organización en PC de los documentos digitales, permite utilizar carpetas que puedan organizarse en categorías de Series y Subseries tal como se organizan en los documentos físicos. Los documentos digitales, como los documentos físicos son clasificados de acuerdo con la tabla de retención documental (TRD).
Una buena organización-clasificación te ahorra tiempo, separa lo importante de lo menos importante, evita quebraderos de cabeza y hace que te desgastes en las cosas que de verdad merecen la pena. Organizar bien los archivos de tu computador es como cuidar la presión de los neumáticos de tu carro. Un mal necesario que hace que lo demás vaya mejor. Tener una consistente organización a la hora de nombrarlos y clasificarlos te facilita el trabajo y la vida. Pero es algo que hay que hacer expresamente, poniendo deliberado cuidado en ello.
Nomenclatura común y consistente
Cree las carpetas que necesite en su Disco D. y divida los documentos por categorías como por ejemplo: Facturas, Actas, Contratos etc. (teniendo en cuenta siempre la TRD de su dependencia), que luego debe contener subcarpetas subsiguientes ordenadas por mes y año para un acceso más rápido. Esto le dará jerarquía al archivo que maneja a diario.
De igual forma esto permitirá que su sistema sea coherente y consistente, y que no se queden partes sin organizar o a medio ordenar (lo que te llevará a cierta confusión).
Reserve el escritorio de su computadora sólo para documentos y archivos que requieren una acción inmediata. Elimínelos, recíclelos o archívelos adecuadamente cuando haya terminado el trámite con ellos.
A mano lo que necesites
Tenga a mano las carpetas y archivos en los que más trabaje. Cree accesos directos para tener más cerca lo que más usa. Si los abre a diario o varias veces al día, es conveniente reducir el número de clicks que necesite para trabajar con ellos. Los proyectos actuales deben estar al alcance inmediato.
NOTA: Evite crear carpetas con el nombre de documentos varios, puesto que resulta difícil y dispendioso encontrar algún documento en una carpeta donde no hay orden ni secuencia en la información.