Clasificación de archivos

Según su uso

Archivo activo: aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo semiactivo: en este se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: en este se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí teniendo en cuenta sin son de conservación total o han cumplido su función y se procede a su eliminación.

Según su ciclo vital

Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continúa utilización y consulta administrativa por parte de la oficina productora u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo central: en este se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la universidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas productoras.

Archivo histórico: comprende la transferencia de los documentos que por su valoración son considerados de alto impacto para la Universidad de acuerdo con sus valores culturales, históricos, científicos y de investigación. Serán conservados a perpetuidad y reportados al Archivo General de la Nación, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente para tal fin.