Organización de los archivos de gestión físicos

Ordene los documentos de archivo en series y subseries documentales con base en la tabla de retención documental de su dependencia:

• Identifique y ordene en carpetas (celuguías o cuatreo aletas) todos los tipos documentales pertenecientes a cada una de las series y subseries relacionadas en la tabla de retención documental de su área o unidad, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo (principio de orden original). El primer documento que debe aparecer al abrir la carpeta es el de fecha más antigua, y el último el de fecha más reciente.
• Ordene según el trámite que le dio origen, según los manuales de procedimientos, aunque coincidente con un orden cronológico lo importante es no descuidar el orden original. El documento que le dio el trámite es el primer documento al revisar la unidad de conservación y el que lo finiquitó, el último.
• Incorpore diariamente los documentos recibidos con el fin de evitar su acumulación y revisar anualmente la documentación con el propósito de seleccionar la que haya perdido su utilidad.
• Destine un espacio adecuado para la disposición de las carpetas, evite la acumulación de documentos en los rincones; de esta manera sus documentos permanecerán en buen estado, a pesar del tiempo.
• Retire los documentos repetidos, conservando el más legible, completo y menos deteriorado; también, se deben retirar los documentos de apoyo y los que no sean constitutivos de la serie. Recuerde retirar los elementos metálicos como ganchos, clips y los post-it.

Foliación

Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, que consiste en dar un número consecutivo, a partir de uno (1), a todos los folios escritos de cada unidad de conservación en la cara frontal del documento el extremo superior derecho.

Cuando una serie documental esté conformada por varios expedientes, es decir, esté contenida en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación de la segunda será continuación de la primera.

Ejemplo: contrato de obra 020, el primer expediente está constituido por los folios del 1 al 200, la segunda carpeta de contrato de obra 020 iniciará con el folio 201 a 400, la tercera iniciará con el folio 401 y así sucesivamente.

Se debe utilizar un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), se debe consignar un número arábigo en forma legible, sin enmendaduras, puntos, líneas o guiones, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

Nota: cuando se esté llevando a cabo la foliación debe tener cuidado de no repetir números, omitirlos, ni dejar de numerar algún folio. Numeración como 1A, 1B, 1Bis no deben utilizarse en la foliación. Recuerde que por cada expediente el número máximo de documentos es de 200; igualmente, no olvide que la foliación es requisito indispensable para realizar las transferencias al Archivo Central.