Organización de documentos de apoyo
El Documento de Apoyo es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia.
Ordenar los documentos de apoyo por asunto o tema
- Una vez organizados los documentos de archivo de la dependencia, aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general, sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.
- Se organizan en orden Alfabético y después de cumplir su función el Jefe de la Unidad Académico-Administrativa, apoyado por la secretaria y el auxiliar, los eliminará, y en constancia diligenciarán el Formato Único de Gestión Documental SIGED-1.2.1-FO05.
NOTA: Ubicar los documentos dentro de una carpeta (No deje documentos sueltos) que permita conservar la información para su consulta. Esto es clave a la hora de buscar los archivos luego de algún tiempo, debido a que posteriormente se deterioran.