Conservación de archivos

Conservación preventiva en archivos de gestión

Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Para la conservación temporal de los documentos en los Archivos de Gestión de la Universidad Autónoma de Occidente se deben tener en cuenta las siguientes observaciones

Eliminación de pliegues y dobleces.
La unión de rotura y rasgaduras se debe hacer con cinta mágica nunca con adhesiva.
Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos.
Eliminación de material metálico como ganchos de cosedora, clips y ganchos sujetadores de presión.
Empleo permanente de bayetillas, brochas de cerdas suaves y aspiradoras.

Medidas preventivas

Para la preservación documental es necesario establecer medidas preventivas como:

Nunca humedezca las yemas de los dedos con agua o saliva para pasar los folios
No coma, beba, ni fume en los lugares donde se consulten, conserven y custodien los documentos de archivo, porque atraen insectos y provoca pérdidas estructurales y manchas en ellos. Con esto solo logrará deteriorar el documento y con el tiempo el daño será mayor, se perderá información importante e incluso el valor testimonial del documento.
Por ningún motivo, los documentos o las unidades de conservación deben ubicarse en el piso, ya que éste encontrarse húmedo o con gran cantidad de partículas de polvo.
Evite agrupar los folios o expedientes en paquetes que requieran el uso de cauchos elásticos o cuerdas que rasguen o agrieten las tapas de las carpetas o libros. En caso de ser necesario emplee cinta de faya.
Los documentos que se encuentren amarrados por cintas o cuerdas formando paquetes, se deben transportar sin tomarlos de amarre.
No exponga innecesariamente los documentos a la luz; esto puede provocar decoloración y oscurecimientos.
Evite fuentes de luz muy cerca de los documentos, porque esto puede ocasionar calentamiento y deformación de su superficie.
Evite el contacto de todo tipo de material metálico sobre el documento, ya que puede causar rasgaduras y a mediano plazo, manchas por oxidación.
Cuando los documentos presentan desgarradura, no recurra al empleo de cintas adhesivas o pegante sintético como la ega, porque cristaliza el papel.
No refile ni doble los documentos, guárdelos en carpetas o unidades de conservación que se adecuen a su tamaño.
Evite perforar varias veces el documento, pues genera deterioro irremediable.
En lo posible se debe evitar el legajado de los documentos. Si el caso es extremo deberá utilizarse gancho legajador plástico, elaborando los documentos con un margen suficiente para no afectar la integridad de la información contenida en el mismo, y en todo caso utilizar el trozo de papel blanco como aislante del deterior por oxidación.
En los documentos no deberá hacerse anotaciones manuscritas (subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de marca) en cualquiera de sus partes pues esto altera su autenticidad y aumenta los niveles de deterioro.

NOTA: Como recomendación para la conservación de documentos, el AGN expidió la Circular N° 13 de 1999 donde se dice que no se deben usar micropuntas o bolígrafos de tinta húmeda ya que los colorantes y solventes que contienen son solubles en agua y tienden a expandirse y perder su coloración en poco tiempo