Transferencia de archivos

Transferencia primaria documental

Consiste en remitir los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, esto se denomina transferencia documental primaria, de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD aprobadas.

Cómo realizar las transferencias primarias

En toda organización se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o de oficinas al archivo central y, finalmente, al archivo histórico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD, como se explica a continuación.

1. El encargado de custodiar los documentos en el Archivo de Gestión deberá verificar qué series han cumplido su tiempo de retención confrontado la información con la tabla de retención actualizada de la respectiva dependencia. Todos los documentos que se vayan a enviar al archivo central deben estar rotulados, ordenados y clasificados por series documentales.
2. Retira documentos que no son esenciales en el expediente (revistas, folletos, periódicos, papeles de trabajo o de apoyo, formatos y hojas en blanco, documentos que no hacen parte integral del expediente).
3. Retira los agentes contaminantes de los documentos (ganchos, clips, argollados y cauchos) se ordena los documentos por orden cronológico.
4. Realiza el proceso de foliación y rotulación de la carpeta
5. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario, en este caso se debe diligenciar el formato Único de Gestión Documental SIGED-1.2.1-FO05 de documentos a eliminar y transferir al Archivo Central, en él se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas, unidad de conservación a transferir (caja, carpeta, tomo, otro), cantidad de folios por unidad a trasferir, sopor y notas (si las hay).
6. El formato Único de Gestión Documental SIGED-1.2.1-FO05, debe ser enviado impreso y firmado por el jefe de la dependencia al Secretario General solicitando la transferencia, previa revisión del SIGED.
7. Se acuerda la fecha para realizar la entrega y se transfiere la documentación al Archivo Central.
8. Los auxiliares del archivo central se encargaran de verificar la información registrada en el inventario SIGED-1.2.1-FO05 con la entrega física y posteriormente realiza y el Acta de Transferencia SIGED-1.1.1-FO18   gestiona las firmas respectivas de la dependencia y VoBo del Coordinador SIGED.