Organización de los archivos de gestión físicos

Descripción documental

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión y la investigación.

     

Rotulación

Consiste en la marcación de las unidades de conservación (carpetas, cajas, rodantes), para su plena caracterización; se deben identificar, marcar y rotular para su posterior ubicación y recuperación, indicando como mínimo:

• Nombre del fondo (Universidad Autónoma de Occidente)
• Nombre de la UAA
• Código de la TRD
• Nombre de la serie documental
• Código de la serie documental
• Nombre de la subserie
• Código de la subserie
• Fechas extremas
• Numero de folios

Rotulación de unidades de conservación

 

Organizar los expedientes en estanterías

Ejemplo: Organización en forma de Z por estante para la ubicación de cajas y/o expedientes en el mobiliario de archivo. En todo caso los expedientes deberán organizarse siempre en el mismo sentido de izquierda a derecha

Organizar los expedientes en Archivadores

 

Nota: el consignar esta información en cada carpeta que se tramita en la dependencia, agiliza su transferencia al archivo central, al tenerla diligenciada desde su apertura.