Funciones de los archivos

Lejos de aquella imagen que concibe y sitúa los archivos como depósitos de papales “inútiles” ,deben ser considerados como el auténtico reflejo de la Institución. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos, pues estos:

Son la memoria corporativa: la historia de la Universidad no depende de la memoria de alguno de los colaboradores.

Soportan la toma de decisiones: una buena decisión siempre depende de la información, por ello las decisiones basadas en políticas y procedimientos definidos requiere de información registrada en documentos.

Proveen soporte para posible reclamación: en el archivo se encuentra la información que se requiere para defender los intereses de la Institución ante eventuales reclamaciones.

Permiten cumplir con los requisitos legales y normativos: todas las entidades deben cumplir con las regulaciones estrictas emanadas del Estado en cuanto a la retención de los documentos. El no cumplimiento de las normas puede acarrear sanciones económicas.

Preservan la histórica de la empresa: los documentos registran información del pasado para el futuro. La pérdida de documentos altera la realidad, porque se tendrá que partir de supuestos.