Conceptos claves

Archivo electrónico

Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo General de la Nación

Es una entidad de orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del sistema nacional de archivos, de regir las políticas archivísticas en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del país.

Carpeta

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Comité SIGED

Organismo asesor responsable de definir las políticas, programas de trabajo y de toma de decisiones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los documentos de archivo en la institución.

Clasificación documental

Labor intelectual mediante la cual se identifica y establece las series que componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Depuración

Acto de retirar duplicados idénticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, circulares, documentos sin firma y documentos de apoyo.

Digitalización

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

Denominación del documento

Nombre que lo identifica.

Documento electrónico de archivo

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Expediente

Es un conjunto de los documentos relacionados con un asunto o negocio.

Folio

Hoja.

Foliación

Acto de enumerar los folios solo por su cara recta; “operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.

Organización

Resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar la clasificación y, enseguida la ordenación.

Series documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subseries

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Transferencia documental

Es la remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas y de valoración vigente.

Tabla de Retención Documental (TRD)

Listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

UAA

Unidad Académica y/o Administrativa.