Organización de archivos de gestión digitales

Diferencie cada carpeta, identifiquela con etiquetas o colores

 

Las etiquetas y los colores son una forma de destacar, distinguir o resaltar los archivos más importantes. Las etiquetas permiten emparentar en una misma familia archivos que están en distintos lugares del ordenador y los colores son un complemento visual que sirven para reforzar un sistema consistente de nombres comunes.

 

Y es que saber, sólo con un rápido vistazo, qué hay detrás de cada uno, resulta muy práctico. Aun cuando esos archivos estén en el mismo sitio y no tengan nada que ver entre sí, los colores son una forma de distinguirlos.

 

Por ejemplo, puede acordar un sistema visual de colores parecido a este:

• Rojo: actas de reuniones importantes (comités, equipo de trabajo, reunión con otras dependencias)
• Azul: datos e información relacionada con mi equipo, bases de datos, planes de acción, asistencias
• Verde: carpetas indicadores de gestión, cronograma de labores, seguimiento a tareas etc.

 

NOTA: Realice periódicamente backup de la información, así se garantiza su conservación para la consulta.

Aprenda cómo buscar bien

Ser organizado está bien, facilita el trabajo, simplifica las operaciones, elimina pequeñas dificultades, se debe utilizar los buscadores que hoy día tenemos en nuestros sistemas operativos.

 

El hecho de haber nombrado y clasificado los archivos facilitará cualquier búsqueda. Porque cuando uno busca no le interesa obtener 50 resultados sino sólo uno, el que necesita.

 

Saber buscar por fechas, por adjuntos, por remitente, por nombre exacto, aprovechar las búsquedas frecuente. Todo eso refuerza la organización y hace que minimices el tiempo de búsqueda.

 

 

Revise, borre y limpie

 

Los discos de la actualidad ofrecen una capacidad inimaginable, Pero la basura digital crece como la espuma. Hacer una revisión periódica (cada 3-4 meses) con una limpieza a fondo es una buena idea. Borre, limpie y quite del disco lo que ya no sirva o esté de más, y si desea conservar una copia de consulta, grábelo en un DVD. Puede crear uno por año o por semestre. Eso le ayudará a liberar espacio extra, quitar la basurilla digital y guardar ese disco físico en cualquier rincón, ya que ocupa poco.